Le grandi aziende richiedono un sistema efficace per la comunicazione di informazioni e messaggi, tempestivamente, all'interno e all'esterno dell'organizzazione. In questo contesto, il telefono è uno dei modi più facili e convenienti per la comunicazione istantanea, ma quando si tratta di prove, le modalità scritte sono considerate migliori. I registri scritti comprendono appunti, note, lettere, circolari e ordini, che vengono utilizzati dall'organizzazione.
L'articolo presentato tenta di far luce sulla differenza tra memo e lettera.
Grafico comparativo
| Base per il confronto | promemoria | Lettera |
|---|---|---|
| Senso | Memo fa riferimento a un breve messaggio, scritto in un tono informale per la circolazione interoffice delle informazioni. | Le lettere sono un tipo di comunicazione verbale, che contiene un messaggio compresso, trasmesso alla parte esterna all'azienda. |
| Natura | Informale e conciso | Formale e informativo |
| Scambiato tra | Dipartimenti, unità o superiori-subordinati all'interno dell'organizzazione. | Due case d'affari o tra l'azienda e il cliente. |
| Lunghezza | Corto | Relativamente lungo |
| Firma | La firma non è richiesta in un memo. | Una lettera è debitamente firmata dal mittente. |
| Comunicazione | Uno a molti | Uno a uno |
| Soddisfare | È consentito l'uso del gergo tecnico e del pronome personale. | Parole semplici sono usate e scritte in terza persona. |
Definizione di Memo
Il memo è l'abbreviazione del memorandum, che significa una nota o un record per qualsiasi uso futuro. Si tratta di un breve messaggio utilizzato come mezzo di comunicazione informale all'interno dell'organizzazione, per la trasmissione di informazioni per iscritto. Può essere chiamato comunicazione interoffice, memorandum d'ufficio o corrispondenza tra uffici, piuttosto che un memorandum.
L'obiettivo principale dei promemoria è divulgare le politiche aziendali, le procedure o le attività ufficiali correlate. Questi sono scritti in una prospettiva a tutto e possono servire a diversi scopi come trasmettere notizie, indicazioni e informazioni a più destinatari, chiamando le persone all'azione o all'incontro.
Si può usare un tono informale e pronomi personali nel memo. Non è richiesto l'uso di un saluto e chiusura gratuita.
Definizione di Lettera
Una lettera commerciale può essere definita come la forma di comunicazione scritta, che contiene un messaggio lungo, indirizzato alla parte esterna all'organizzazione, ossia fornitore, cliente, produttore o cliente. Inizia con un saluto, scritto professionalmente in terza persona e ha una chiusura complementare con una firma.
La relazione tra il mittente e il destinatario svolge un ruolo significativo nel determinare lo stile generale in cui viene redatta la lettera. Questi sono usati per una serie di motivi, come una richiesta di informazioni o feedback, il piazzamento di un ordine, la presentazione di reclami o lamentele, domande o il follow-up.
La lettera è stampata, scritta o scritta sulla carta intestata, che contiene i dettagli della società come nome, indirizzo, logo, ecc. Le lettere commerciali servono come prova per entrambe le parti interessate, quindi deve essere educato, cortese e rispettoso per ottenere una risposta immediata.
Differenze chiave tra Memo e Lettera
I punti presentati di seguito spiegano la differenza tra memo e lettera:
- Il memo può essere definito come un breve messaggio, scritto in modo informale per comunicare determinate informazioni ai membri dell'organizzazione. Al contrario, le lettere possono essere intese come mezzo di comunicazione verbale contenente un breve messaggio indirizzato a una parte esterna all'azienda.
- Una nota usa un tono informale ed è diretta al punto. All'estremo opposto, le lettere sono molto formali e contengono molte informazioni.
- L'uso del memorandum è interno all'organizzazione, nel senso che viene scambiato tra due reparti o unità o inviato dal manager per informare i subordinati. Al contrario, l'uso della lettera è di natura esterna, poiché è scambiato tra due business house o tra l'azienda e il cliente.
- Quando si tratta di lunghezza, le lettere sono più lunghe rispetto al memo.
- Non vi è alcun obbligo di firma nel memo, in quanto viene utilizzato all'interno dell'organizzazione. Tuttavia, la lettera deve essere debitamente firmata da colui che la invia.
- I memo sono scritti per informare o dirigere, un reparto o un numero di dipendenti su una certa questione e quindi di solito è scritto da una prospettiva a tutti, come la comunicazione di massa. Contrariamente a ciò, le lettere sono private in quanto si rivolgono a una particolare parte o cliente, quindi è una forma di comunicazione interpersonale uno a uno.
- I gerghi tecnici sono comunemente usati nei memo, così come usano i pronomi personali. Diversamente, le lettere evitano l'uso di gerghi tecnici e termini che non sono facili da comprendere. Inoltre, le lettere sono scritte in terza persona.
Conclusione
Un memo è uno strumento essenziale per la comunicazione aziendale, che viene utilizzato per trasmettere una particolare informazione a molte persone che lavorano nella stessa organizzazione. Ha un grande ruolo da svolgere nella registrazione delle attività lavorative quotidiane e può essere utilizzato per riferimenti futuri.
Al contrario, le lettere sono considerate la migliore modalità di comunicazione scritta, che può essere utilizzata per dare o cercare informazioni a / da una parte esterna. Aiuta a persuadere il ricevitore, a fare secondo la volontà dello scrittore.
