Stai pensando di lasciare un lavoro e vuoi essere certo di avere una copia di tutte le tue email nel caso in cui dovessi farvi riferimento in un secondo momento? O forse vuoi solo esportarli a scopo di backup nel caso in cui il tuo file PST di Outlook si corrompe, cosa che accade abbastanza spesso.
In ogni caso, il backup delle e-mail è sempre una buona idea. Anche se utilizzi un servizio Web come Outlook.com o Gmail, non è ancora una cattiva idea utilizzare un client desktop come Outlook per scaricare tutta la tua posta in modo da averla archiviata localmente. I servizi Web e giganti come Microsoft e Google possono sembrare immuni al fallimento, ma non si sa mai quando può accadere qualcosa di catastrofico.
In questo articolo, ti mostrerò come esportare le tue email di Outlook in Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 e 2016. Menzionerò anche la procedura se utilizzi Outlook per Mac. Vale la pena notare che l'effettiva procedura guidata di importazione ed esportazione è praticamente la stessa in tutte le versioni, ma il processo di accesso alla procedura guidata è cambiato.
Esportazione di email da Outlook
Se stai utilizzando Outlook 2003, 2007, 2010 o 2013, consulta il mio post su come esportare i contatti di Outlook per vedere la procedura per accedere alla procedura guidata di importazione / esportazione. Se utilizzi Outlook 2016, fai clic su File e Apri ed esporta .
Nel menu di destra, fai clic sul pulsante Importa / Esporta .
Verrà ora visualizzata la procedura guidata di importazione / esportazione, che ha lo stesso aspetto in tutte le versioni di Office. Per iniziare, si desidera selezionare Esporta in un file .
Nella schermata successiva, devi scegliere il tipo di file: un file CSV (Comma Separated Values) o un file di dati di Outlook (PST). Normalmente utilizzo sempre PST, quindi è più facile importare nuovamente in Outlook, ma puoi scegliere CSV se desideri importare le email in un altro client di posta elettronica o persino in un programma come Excel o Word.
Nella schermata successiva, devi scegliere cosa vuoi esportare. Se si desidera ottenere tutte le e-mail, in genere si seleziona Posta in arrivo e si assicura che l'opzione Includi sottocartelle sia selezionata. Se si desidera solo un piccolo sottoinsieme di e-mail, è possibile fare clic sul pulsante Filtro e quindi inserire vari criteri per ridurre il numero di e-mail da esportare.
Fai clic su Avanti e ora dovrai scegliere una posizione per salvare il tuo file CSV o PST. Ci sono diverse opzioni tra le quali puoi scegliere come trattare i duplicati.
Infine, fai clic su Fine e riceverai una finestra che ti chiederà se vuoi proteggere il tuo file PST con una password opzionale. Se stai per utilizzare una password qui, nota che dovrebbe essere più di 16 caratteri. Inoltre, si noti che non è molto sicuro e può essere facilmente hackerato usando il software giusto.
Questo è tutto. Ora dovresti avere un file CSV o PST con tutte le tue e-mail memorizzate all'interno. È ora possibile copiare questo file in un percorso sicuro per il backup.
Esportare email da Outlook per Mac
Se stai utilizzando la versione Mac di Office, la procedura per esportare le email è diversa. In realtà, anche il tipo di file è diverso. Su Mac, hai solo un'opzione: Outlook per Mac Archive File (.OLM).
Fare clic su File e quindi su Esporta .
Apparirà una finestra di dialogo in cui puoi scegliere quali articoli vuoi esportare nel file di archivio. Puoi scegliere tra Mail, Calendario, Contatti, Attività e Note o puoi scegliere tra gli elementi di una categoria specifica.
Fai clic su Continua e ti verrà chiesto dove vuoi salvare il file. Questo è tutto. Non ci sono altre opzioni quando esporti da Outlook su un Mac.
Una volta che le tue e-mail sono state esportate, puoi leggere il mio post su come importarle in un altro servizio di posta elettronica come Gmail, se hai intenzione di cambiare.
