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Come usare Trello, una guida completa

A livello giornaliero, le persone devono occuparsi di pianificazione e gestione in ambienti sia domestici che di lavoro. Per semplificare le cose, la tecnologia ci ha fornito gli strumenti per pianificare in modo indolore i nostri frenetici programmi. Le sale riunioni bianche erano sempre molto divertenti per la pianificazione delle attività e questo strumento la porta sul fronte digitale. Qui, daremo un'occhiata a Come usare Trello e cosa lo rende un preferito tra molti utenti.

Cos'è Trello e come funziona?

Trello è uno strumento di gestione del progetto basato su editor visivi che ridona divertimento alla pianificazione delle attività. Con oltre 5 milioni di utenti registrati, è uno strumento flessibile per le esigenze sia dell'ufficio che di casa.

Entriamo e diamo un'occhiata a te stesso come usare Trello.

Trello utilizza schede, elenchi e schede come struttura di base per aiutarti a completare i tuoi compiti. Fa uso di un approccio top-down per ottenere compiti nel tuo progetto.

La gestione delle attività con Trello inizia con la creazione di una scheda, che è il principale motivo principale di un'attività di flusso di lavoro. Permette di aggiungere il numero di membri che desideri aggiungere e di collaborare perfettamente con loro, così puoi abbracciare Inbox (0) con esso. Lo strumento si adatta perfettamente a tutti i progetti a cui potresti pensare: sia che si tratti di una riunione in sala riunioni o di un programma di ritrovo per il fine settimana con gli amici; ti ha coperto.

Le singole attività, o schede, che costituiscono il contenuto di una scheda possono essere create, etichettate, condivise e persino configurate per i promemoria. Entriamo ora nella rete e vediamo come eseguire le tue attività e lavorare con questo strumento.

Iniziare con Trello: The Basics

Un nuovo progetto Trello potrebbe essere facilmente suddiviso in tre principali componenti chiave: schede, elenchi e schede.

  • Commissioni: una commissione è il compito principale di primo livello del tuo progetto. Pianificando un viaggio con la famiglia o per il piano di riprogettazione della tua attività, una commissione è l'essenza di un progetto. Una lavagna ti offre una visione a volo d'uccello dell'intero progetto, da cui puoi pianificare le tue prossime attività immediate.
  • Elenchi: gli elenchi consentono di organizzare attività di natura simile o attività che insieme costituiscono una gerarchia di livello superiore nell'approccio più avanzato alla gestione del progetto. Ad esempio, per la pianificazione del matrimonio, potresti includere elenchi come "Attività da svolgere", "Attività completate", "Persone invitate", "Persone da invitare" e così via.
  • Carte: le carte sono gli elementi di base del compito che formano insieme la grande immagine del tuo progetto a portata di mano. Le carte sono disposte in modo sequenziale in modo verticale, che costituiscono una lista. Queste carte possono essere trascinate e rilasciate ovunque su tutta la linea. Una carta è l'aspetto più significativo, che può essere etichettato a colori, aggiunto check-list, scadenze, timestamp, adesivi, ecc.

Questo è tutto ciò che devi sapere prima di iniziare il tuo primo progetto con questo strumento. Vediamolo in azione mentre costruiamo un flusso di lavoro del progetto usando Trello.

Organizzare i tuoi progetti con Trello

Come stabilito in precedenza, la creazione e la gestione di progetti con questo strumento è un processo piuttosto indolore. Per illustrarti tutte le migliori caratteristiche e le sue funzionalità, lavoreremo con un esempio, qui è un 'Calendario di pubblicazione' che utilizza Trello.

Creare una nuova scheda

Come accennato in precedenza, le schede sono l'approccio top-down per i progetti che dovrebbero essere gestiti, in questo caso lo chiameremo un "calendario di pubblicazione". Nella schermata iniziale, puoi premere "Crea nuova scheda" e assegnargli un titolo adatto, prima di premere "Crea".

Aggiunta di nuovi elenchi

Sopra puoi vedere Due liste già fatte - 'Article Ideas' e 'Researching', mentre viene mostrato un nuovo elenco. Le liste sono la raccolta di attività in base alla loro natura. Lo strumento segue un approccio da sinistra a destra e dall'alto verso il basso mentre attraversa le attività nella sua scheda. Premi "Aggiungi nuova lista" per creare nuovi elenchi pertinenti come sopra.

Aggiunta di nuove carte

Le carte sono le singole attività che devono essere eseguite. Creare e gestire attività diventa piuttosto facile. Come mostrato sopra, premi "Aggiungi una carta" nella parte inferiore di un elenco per aggiungere una nuova attività. Entrando alla riga successiva, viene automaticamente creata una nuova carta per te. È inoltre possibile aggiungere la descrizione della scheda per renderla più utile e dettagliata per i membri coinvolti in essa.

Quindi, ora che abbiamo le ossa nude del nostro flusso di lavoro del progetto, esamineremo le opzioni per ottimizzare l'organizzazione.

Power-up della carta

I potenziamenti sono funzioni aggiuntive disponibili per le tue carte / attività. Dal menu nella barra laterale destra, puoi accedere ai potenziamenti della scheda. Tra questi ci sono il sistema di votazione Card, l'invecchiamento della carta e il calendario delle carte.

  • Un " Sistema di votazione della carta ", se abilitato, consente ai membri invitati di votare su una carta specifica.
  • La funzionalità ' Card aging ' consente di definire un'età specifica in settimane per un'attività, dopo di che inizierà l'invecchiamento o diventerà progressivamente più trasparente nei giorni e alla fine si incrinerà.
  • ' Calendario carte ' consente di visualizzare tutte le attività con una data di scadenza in un calendario disponibile tramite la pagina principale della scheda.

Altre funzionalità aggiuntive

Mentre le caratteristiche sopra menzionate sono le principali incontrate, l'esperienza è ulteriormente migliorata con queste funzionalità aggiuntive.

  • ' Aggiungi membri ' alle singole carte e usa '@' per menzionarle nella sezione Commenti di una carta. I membri sarebbero stati informati e ulteriori azioni potrebbero essere intraprese attraverso la stessa sezione commenti. Quindi, non più inondazioni della tua casella di posta ora.
  • ' Aggiungi data di scadenza ' alle tue carte per farti sapere facilmente su un'importante attività imminente a portata di mano. Quando è abilitato "Calendario carta", queste attività con Date scadute possono essere visualizzate nel calendario principale della scheda.
  • ' Aggiungi allegati ' consente agli utenti di allegare media e tutti i tipi di file e documenti a una scheda, che potrebbe essere accessibile agli altri membri aggiunti alla carta. Questi allegati potrebbero provenire dal tuo disco rigido locale o dai tuoi account cloud su Google Drive, Dropbox, una sola unità, ecc.
  • ' Modifica etichette ' consente di organizzare le attività secondo le loro categorie e etichettarle di conseguenza utilizzando strisce colorate. Etichettare in questo modo consente di filtrare facilmente le carte.
  • " Iscriviti " ti consente di essere aggiornato con tutti gli eventi in una bacheca o in una determinata carta in un elenco specifico.
  • Sono inoltre disponibili adesivi, che possono essere facilmente trascinati sulle carte.
  • Cambia il colore di sfondo della tua tavola dalla stessa barra dei menu per dargli un nuovo aspetto.

Notifiche sul desktop

Per mantenere intatta la Posta in arrivo (0) durante la gestione dei progetti, è dotata di una funzione di notifica Desktop. Puoi scegliere di attivare le notifiche del desktop per essere avvisato ogni volta che qualcuno nel team del progetto ti menziona usando '@'.

  • Per attivare le notifiche "On", fai clic sull'icona del tuo profilo utente nell'angolo in alto a destra della pagina di Trello. Dal menu, seleziona "Impostazioni". Nella sezione "Notifiche", seleziona "Abilita notifica desktop". Il browser chiederà se si desidera consentire o bloccare tali notifiche. Scegli l'opzione appropriata per abilitare le notifiche sul desktop.
  • Per disattivare queste notifiche, vai alla sezione Impostazioni del tuo browser. Vai a "Impostazioni contenuti", che trovi sotto Privacy in Impostazioni avanzate in Google Chrome. Vai al sottotitolo delle notifiche, fai clic su "Gestisci eccezioni" e rimuovi un collegamento che menziona Trello. Ora avresti disattivato le notifiche sul desktop per questo strumento.

Tasti rapidi

Trello offre alcune scorciatoie da tastiera che rendono l'intero processo ancora più fluido. Di seguito sono elencate alcune delle scorciatoie da tastiera più importanti che offre:

  • Completa automaticamente i membri: @
  • Cancella tutti i filtri: X
  • Aggiungere la funzione di votazione a una scheda: V (L'abilitazione della votazione deve essere abilitata in anticipo)
  • Modifica titolo: T
  • Assegna / Annulla l'assegnazione a una carta: SPAZIO
  • Abbonati: S
  • Inserire una nuova carta: N
  • Aggiungi / Rimuovi membri: M
  • Aggiungi data di scadenza: D
  • Navigazione: Sinistra (->), Destra (<-), Su (K), Giù (J)

Per un elenco completo delle scorciatoie da tastiera, vai alla pagina web ufficiale.

Lingue supportate

Trello è disponibile in quattro lingue principali: inglese, tedesco, spagnolo e portoghese.

Piattaforme supportate

Trello è disponibile come applicazione Web, applicazioni Android, iOS, Windows 8 e Kindle Fire.

Finirlo

Quindi, sopra quello che vedi c'è un esempio di "Calendario delle pubblicazioni" realizzato con questo strumento. Presenta tutte le fasi importanti di un calendario redazionale in un modo che è comodo da guardare e prendere le azioni necessarie. Sebbene questo fosse un modo per utilizzare Trello, puoi creare le tue schede e i tuoi compiti secondo la tua linea d'azione richiesta.

È possibile stampare questo flusso di lavoro o esportarlo come collegamento o JSON. La pianificazione di un flusso di lavoro potrebbe anche essere impostata come un elenco giornaliero, con targeting per le attività a livello di singolo giorno.

Quindi, per ora, devi aver trovato il succo di questo strumento e quanto potente sia lo strumento di gestione del progetto.

Trello per utenti esperti

Per le organizzazioni che utilizzano Trello con diversi team, ad esempio editoriali e di marketing, questo è un ottimo strumento. Permette a tutta la tua pianificazione di rimanere sotto schede separate, ma sotto un unico ombrello, creando una nuova 'Organizzazione'. Nella schermata iniziale, puoi creare due nuove organizzazioni in questo caso come "Marketing" e "Editoriale". Durante la creazione di una nuova scheda, è possibile scegliere la relativa "Organizzazione" dall'elenco a discesa sottostante.

Trello For Business e Piani Premium

È gratuito per tutti e include schede illimitate e creazioni organizzative. Ma per i singoli utenti e le imprese più avanzati, offre anche piani premium: Trello Gold ($ 5 / mese), Business class ($ 3, 75 / mese per utente) e Enterprise (Pay as you go).

Perché considerare i piani Premium Trello?

  • Trello Gold offre allegati di tessere della dimensione di 250 MB, mentre i piani regolari consentono solo caricamenti di file di 10 MB.
  • Aggiungi i tuoi sfondi, adesivi ed emoji con Trello Gold.
  • Trello Business class consente alle aziende di creare schede pubbliche e private, tutte accessibili dall'organizzazione. Fornisce un controllo amministrativo migliore con i ruoli degli utenti.
  • Supporto delle funzionalità di classe business per l'integrazione di Google Apps.

Lo strumento dispone anche di proprie applicazioni mobili Android e iOS per la gestione del flusso di lavoro in movimento. Le notifiche in tempo reale, la collaborazione e l'allegazione di media e documenti attraverso la sua applicazione mobile ne fanno un buon esempio.

Tavole Trello Mettere al meglio

Trello si integra perfettamente con Zapier, per collegarlo ad altre app di terze parti e automatizzare attività ripetitive. Puoi gestire quasi ogni progetto e piano utilizzando il sistema flessibile dello strumento.

Di seguito sono elencate alcune schede Trello da cui è possibile trarre ispirazione.

Una commissione per "Book Club"
Una commissione per "Panoramica aziendale"
Un consiglio per 'Wedding Planner'

Conclusione

Trello è sicuramente una delle più potenti app per la gestione dei progetti che le funzionalità di Internet in questo momento. Questo strumento è realizzato allo stesso modo sia per gli individui che per le aziende per sfruttare al massimo la sua flessibilità. È possibile creare e gestire quasi tutti i tipi di attività utilizzando questo strumento.

Quindi, arriviamo alla fine di questa guida che descrive come funziona Trello e come adattarlo di conseguenza al tuo progetto. Quali sono i tuoi pensieri e le tue esperienze riguardo a questo strumento? Sentiti libero di condividere i tuoi pensieri e commenti qui sotto.

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