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19 fantastici trucchi Gmail che tutti dovrebbero sapere

Gmail è uno dei più diffusi provider di servizi di posta elettronica disponibili sul world wide web. E 'sicuramente diventato il miglior fornitore di servizi di posta elettronica lasciando dietro di sé giganti di e-mail come Yahoo! e Outlook in gara. Gmail è uno dei servizi di posta elettronica più semplici e facili da usare, non significa che non abbia funzionalità avanzate. Ci sono molte caratteristiche sorprendenti che sono nascoste in bella vista. Se vuoi migliorare la tua esperienza su Gmail, allora devi assolutamente imparare tutte le incredibili funzionalità nascoste che il servizio ha da offrire. Ti offriamo 19 fantastici trucchi Gmail che alleggeriranno sicuramente la tua esperienza con l'email quando utilizzi Gmail.

1. Abilitare gli indicatori di livello personali

Se vuoi sapere se è stata inviata un'email solo a te, a un gruppo di persone o a una mailing list completa, devi attivare la funzione "Indicatore di livello personale" nel tuo account Gmail. Per accendere l'indicatore di livello personale, segui i passaggi sottostanti.

  • Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra e seleziona Impostazioni.
  • Nella scheda Generale, scorrere verso il basso per trovare gli indicatori di livello personale.
  • Fai clic su Mostra indicatori per abilitare la funzione nel tuo account.

(>) Una singola freccia indica che l'email è stata inviata a te e ad un gruppo di altre persone. (>>) Doppia freccia significa che l'email è stata inviata solo al tuo indirizzo email. Nessuna freccia indica che l'email è stata inviata a una mailing list.

2. Annulla email inviate

Questa è una delle funzionalità più sorprendenti che Google ha introdotto per gli account Gmail. Ora puoi annullare l'invio all'interno di Gmail. Significa che dopo aver inviato una e-mail puoi effettivamente cancellarla in modo che il destinatario non riceva la tua e-mail. Questo è davvero utile quando si invia un'e-mail alla persona sbagliata o quando si commette un errore all'interno della propria e-mail e si desidera rettificare. Abilitare questa funzione può farti risparmiare errori. Annulla invio ti dà fino a 30 secondi per cancellare l'e-mail inviata. Segui i passaggi sottostanti per abilitare la funzione Annulla invio in Gmail.

  • Fai clic sull'icona dell'ingranaggio e vai su Impostazioni.
  • Nella scheda Generale, trova la funzione Annulla invio e abilitala.
  • Puoi anche scegliere il periodo di cancellazione più adatto a te.
  • Salva le modifiche per abilitare la funzione nel tuo account Gmail.

3. Aggiungi le tue email alle attività

A volte non hai voglia di rispondere alle e-mail subito. Se questo è il tuo caso, devi assicurarti di rispondere alle e-mail entro un lasso di tempo adeguato altrimenti rischi di non rispondere mai all'e-mail. Non hai bisogno di una sveglia per ricordarti che un'email richiede la tua attenzione. È possibile aggiungere l'e-mail alle attività che ti ricorderanno regolarmente tutte le e-mail presenti nell'elenco delle attività. Per aggiungere un messaggio di posta elettronica all'elenco delle attività, attenersi alla seguente procedura.

  • Seleziona qualsiasi email (o più email).
  • Fare clic sul pulsante "Altro" in alto.
  • Fai clic su "Aggiungi alle attività" e le tue e-mail verranno aggiunte all'elenco delle attività.
  • Per controllare il tuo elenco di attività, fai clic sul menu a discesa "Gmail" in alto a sinistra e seleziona Attività per aprire l'elenco.

4. Leggi Gmail offline

Quante volte hai desiderato leggere le tue e-mail anche quando non disponi di una connessione Internet attiva? Se lo hai desiderato in molte occasioni, sarai felice di sapere che puoi effettivamente leggere tutte le tue email offline. Tutto ciò che devi fare è installare l'estensione Gmail Offline in Google Chrome e puoi iniziare a leggere offline tutte le tue email. Per installare e abilitare Gmail offline, procedi come indicato di seguito.

  • Vai su Impostazioni e fai clic sulla scheda Offline.
  • Fai clic su Installa Gmail Offline e lascialo installare.
  • Una volta installato, consenti la sincronizzazione di tutte le tue e-mail per la visualizzazione offline e sei impostato su Gmail Offline.

5. Importa posta e contatti da altri account

Se desideri utilizzare un solo account Gmail per tutte le tue esigenze email, sarai sorpreso di sapere che puoi effettivamente eliminare tutti gli altri account email a favore di Gmail. Puoi anche importare tutte le email e i contatti dagli altri account prima di abbandonarli. Per importare posta e contatti basta seguire i passaggi seguenti.

  • Vai a Impostazioni> Account e importazione
  • Fai clic su Importa posta e contatti
  • Seguire le istruzioni per diversi provider di servizi di posta elettronica
  • Goditi tutte le tue mail e i tuoi contatti in un unico posto

6. Pulisci risposte più lunghe

Quando continui a inviare e ricevere e-mail in una singola discussione, le risposte possono diventare piuttosto disordinate rapidamente. Un lungo thread di risposte può essere molto irritante quando si desidera trovare una risposta specifica e citarla. Tuttavia, Gmail ha una nuova funzione che ti consente di selezionare frasi specifiche e di indicarle nella tua risposta anziché nell'intera email. Basta evidenziare il testo a cui ti stai riferendo e premere Rispondi per inviare un messaggio di posta elettronica con il testo citato. Per abilitare la funzione di testo di quotazione selezionata segui i passaggi sottostanti.

  • Vai a Impostazioni> Labs
  • Abilita la citazione del testo selezionato facendo clic su di essa
  • Salva le modifiche e il gioco è fatto.

7. Risposte predefinite Rende più facile rispondere rapidamente

Se ti ritrovi a inviare la stessa email più e più volte, non dovresti farlo manualmente. Gmail ha una grande funzionalità chiamata "Risposte predefinite" che ti consente di aggiungere modelli di email personalizzati nella libreria e inviarli a chiunque con un solo clic. Non è necessario scrivere le stesse e-mail più e più volte quando puoi semplicemente inviarlo con un solo clic.

  • Vai a Impostazioni> Labs
  • Abilita risposte predefinite facendo clic su di esso.
  • Salva le tue modifiche.

Quando componi un'email, fai clic sul pulsante Altre opzioni e seleziona la risposta predefinita desiderata. Puoi anche impostare i filtri per inviare risposte automatiche in scatola.

8. Invia e-mail da altri indirizzi e-mail

Con questo trucco di Gmail, puoi anche inviare email da più account di posta elettronica direttamente da Gmail senza dover aprire altri servizi di posta elettronica singolarmente. Seguire i passaggi seguenti per abilitare questa funzione.

  • Vai su Impostazioni> Account e importazione
  • Fai clic su "Aggiungi un altro indirizzo email di tua proprietà"
  • Aggiungi il tuo indirizzo e-mail e sarai in grado di inviare e-mail tramite il nuovo indirizzo.

9. Pianifica e traccia le tue e-mail

Questa dovrebbe essere una funzionalità incorporata in Gmail, ma sfortunatamente non lo è. Tuttavia, puoi installare il fantastico plug-in Boomerang per aiutarti a pianificare le tue e-mail e tenere traccia delle tue e-mail. Puoi pianificare le tue e-mail e Boomerang le invierà esattamente alla data e all'ora specificate.

Puoi anche richiedere le ricevute, il che significa che riceverai una notifica quando la tua e-mail viene aperta e letta dal destinatario Una volta installato riceverai un pulsante "Invia dopo" per programmare le tue e-mail e un pulsante "Richiedi ricevuta e traccia i clic" per sapere se le tue e-mail sono state lette o aperte.

Puoi anche utilizzare SideKick di Hubspot per tenere traccia dell'email aperta.

10. Abilitare il pulsante Invia e archivia

Se desideri rimuovere la posta in arrivo e archiviare tutte le email a cui hai già risposto, devi attivare la funzionalità Invia e archivia in Gmail. Questo sposta tutte le email che hai risposto agli archivi. Mantiene pulita la tua casella di posta.

  • Vai a Impostazioni> Generale
  • Fai clic su "Mostra pulsante Invia e archivia nelle risposte"
  • Salva le tue modifiche.

11. Ricerca avanzata

Se desideri cercare qualcosa di specifico nella tua posta in arrivo di Gmail, puoi utilizzare la funzione di ricerca avanzata. Fai semplicemente clic sulla freccia a discesa grigia davanti alla casella di ricerca e viene visualizzato un nuovo menu con le funzioni di ricerca avanzate. Ora puoi cercare e-mail specifiche includendo le parole chiave nelle caselle. Esistono altre parole chiave di ricerca che ti aiuteranno a restringere la ricerca.

  • Per cercare un'e-mail dalla parola chiave 1 o parola chiave 2, è possibile digitare parola chiave 1 O parola chiave 2 nella casella di ricerca. Ad esempio: da: Dilawar O da: Devinder . Ti porterà tutte le email e i contenuti che corrispondono alle tue parole chiave.
  • " Has: Attachment " mostrerà tutte le email che hanno un allegato. Puoi restringere ulteriormente questa ricerca aggiungendo l'email di qualcun altro per trovare tutte le loro e-mail che hanno un allegato come Has: attachment from: [email protected] . Questo farà apparire tutte le e-mail di Dilawar che hanno un allegato.

Esistono numerose altre parole chiave che puoi aggiungere alle tue ricerche per restringerle e individuare l'email specifica che stai cercando. Ulteriori informazioni su tutte le parole chiave qui .

12. Aggiungi bellissimi temi alla tua casella di posta

Se non basta cambiare la sensazione della tua casella di posta, puoi anche cambiare il tema completo della tua casella di posta Gmail. Fai clic sull'icona dell'ingranaggio e quindi scegli Temi. Puoi scegliere tra centinaia di bellissimi temi o caricare la tua foto e usarla come tema della tua casella di posta.

13. Usa scorciatoie da tastiera per risparmiare tempo

Puoi risparmiare un sacco di tempo utilizzando le scorciatoie da tastiera in Gmail per rendere la cosa più veloce e semplice. Premi MAIUSC +? per aprire un pop-up con tutte le scorciatoie da tastiera e fai clic su Abilita per utilizzare tutte queste scorciatoie nella posta in arrivo di Gmail.

14. Icona di autenticazione per mittenti verificati

Molti truffatori e spammer cercano di inviare e-mail fingendo fonti attendibili. Se vuoi assicurarti che le tue e-mail siano effettivamente da fonti autentiche, abilita "Icona di autenticazione per i mittenti verificati". Vai su Impostazioni> Labs e abilita questa funzione per la tua posta in arrivo di Gmail.

1 5. Attività dell'ultimo account

Se sei sospettoso che qualcun altro possa avere accesso al tuo account e leggere le tue email, puoi facilmente controllare l'attività del tuo account per vedere se qualcun altro ha avuto accesso al tuo account a tua insaputa. Scorri verso il basso sulla pagina principale e troverai " Ultima attività dell'account: x minuti fa ", fai clic su " Dettagli " per aprire una nuova finestra a comparsa in cui puoi visualizzare tutti gli IP e i dispositivi che sono stati utilizzati per accedere al tuo account. Puoi anche disconnettere tutti gli altri dispositivi da questa finestra.

16. Sbarazzarsi delle e-mail occupando spazio extra

Se stai esaurendo lo spazio di archiviazione di Gmail e non vuoi investire nell'archiviazione extra, puoi effettivamente recuperare parte dello spazio di archiviazione eliminando le email con allegati più grandi. Puoi avviare una ricerca " has: attachment size: 5mb " per trovare tutte le email che hanno un allegato di 5 MB o superiore. Puoi eliminare in massa tutte queste email per risparmiare spazio nel tuo account.

17. Abilita risponditore automatico vacanze

Quando sei fuori città o non hai accesso a Internet per nessun motivo, puoi attivare la funzione di risposta automatica in Gmail per rispondere a tutte le email con un semplice modello specificato da te. Per attivare il risponditore automatico per le vacanze, attenersi alla seguente procedura.

  • Vai su Impostazioni> Generale
  • Scorri verso il basso per trovare il risponditore automatico per le vacanze e accendilo
  • Inserisci il tuo messaggio e-mail personalizzato che verrà inviato a tutte le e-mail in arrivo come risposta.
  • Salva le tue modifiche e il gioco è fatto.

18. Consenti ad altri di accedere al tuo account Gmail

Quando sei troppo occupato per controllare le tue e-mail e rispondere a loro, puoi effettivamente consentire ad altre persone di accedere al tuo account ed eseguire queste attività senza dover fornire loro i tuoi dati personali (password). Puoi aggiungere altri account e-mail in Gmail per consentire loro di leggere tutte le tue e-mail e rispondere per tuo conto. Questo trucco di Gmail è molto utile quando sei troppo occupato per controllare la tua casella di posta.

  • Vai a Impostazioni> Account e importazione
  • Fai clic su "Aggiungi un altro account" accanto a "Concedi l'accesso al tuo account"
  • Segui i passaggi per aggiungere un altro account e dargli accesso a Gmail.

19. Gmail Mail Merge

Quando vuoi inviare lo stesso messaggio a tutti i tuoi destinatari, ma vuoi anche dargli un tocco personalizzato rivolgendoti a ciascun destinatario con il loro nome e cognome, devi farlo manualmente. Tuttavia, puoi utilizzare l' Ancora un'altra unione per inviare automaticamente e-mail personalizzate a tutti i tuoi destinatari. Tutto ciò che devi fare è creare un foglio di lavoro in Fogli Google con il prefisso, il nome, il cognome e l'indirizzo email dei tuoi destinatari e questa straordinaria estensione personalizzerà automaticamente la tua email per ogni persona recuperando i dati da Fogli Google.

Speriamo che tutti questi fantastici trucchi di Gmail ti aiutino a migliorare la tua esperienza e ad ottenere il massimo dalla tua casella di posta. Facci sapere se hai trucchi extra per Gmail. Condividili nella sezione dei commenti.

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