12 etichette email di base che tutti dovrebbero seguire

• 2019

Non c'è nulla di dubitare del fatto che l'email abbia rivoluzionato il modo in cui comunichiamo tra loro. E anche se le persone potrebbero preferire sempre di più cose come i social network e le app di messaggistica istantanea per chattare con gli amici di questi tempi, la verità rimane che quando si parla di comunicazione corretta, l'Email è ancora il mezzo preferito.

Dalle università alle multinazionali e dagli studenti ai CEO, l'e-mail è utilizzata praticamente ovunque e da tutti. Detto questo, quasi tutti noi abbiamo più indirizzi e-mail, con uno o più dei tanti provider di posta elettronica. Ma la vera domanda è: stiamo confermando il / i protocollo / i di uso corretto della posta elettronica?

Se non sei sicuro della risposta, allora questo articolo, sottolineando le etiquettes email di base che tutti dovrebbero seguire, è per te. Quindi, senza ulteriori indugi, eccoli.

Etiquettes di base per la posta elettronica

1. Usa un indirizzo email dall'aspetto professionale

Il tuo indirizzo email è spesso considerato indicativo della tua personalità. Per questo motivo, è importante avere un indirizzo email dall'aspetto professionale, generalmente con il nome e il cognome che costituiscono la parte "username" di esso . Ciò è ancora più importante se si intende utilizzare l'indirizzo e-mail per le comunicazioni professionali (ad es. Inviare curriculum ai reclutatori, fornendo campioni di lavoro ai clienti).

Se il nome utente scelto non è disponibile, è possibile aggiungere un numero a scelta (ad es. Data di nascita) per ottenerne uno . Per citare alcuni esempi, [email protected] o [email protected] possono essere considerate buone scelte. Dall'altro lato, usa qualcosa come [email protected] o [email protected], e puoi essere abbastanza sicuro che le tue email non saranno nemmeno aperte dai destinatari.

Suggerimento: per quanto possibile, utilizzare un indirizzo email separato per tutte le esigenze professionali. E se non ti dispiace sborsare qualche soldo, è meglio andare per la posta ospitata con il tuo dominio.

2. Includere sempre un soggetto e mantenerlo chiaro e conciso

La riga dell'oggetto è uno dei componenti più importanti dell'email, poiché fornisce immediatamente al destinatario un'idea delle informazioni incluse nell'e-mail . Questo è il motivo per cui tutte le tue e-mail dovrebbero avere una riga dell'oggetto, anche se il contenuto non è molto importante. Lasciare vuota la riga dell'oggetto viene percepita come incuria nella parte del mittente.

Ancora più importante, la riga dell'oggetto dovrebbe essere concisa e al punto, in modo che il destinatario possa distinguere il contenuto dell'e-mail il più rapidamente possibile. Pochi esempi sono i report sui progetti allegati , il sondaggio sul rendimento - sollecitati a rispondere in anticipo , e cose del genere.

3. Usa caratteri standard e formattazione minima

Non importa quanto ti piacciono quei fantasiosi font che hai sul tuo PC, sono un assoluto no-no quando si tratta di comporre email. Questo perché se si utilizza un carattere non standard e non è installato sul computer del destinatario, il testo dell'email non apparirà come previsto . Questo è il motivo per cui la maggior parte dei servizi di posta elettronica dispone di pochi caratteri standard, serif e sans-serif (ad esempio Times New Roman, Arial) disponibili per la composizione di e-mail. E dovresti attenersi a loro.

Inoltre, mantieni la formattazione nella tua e-mail il meno possibile. A meno che non sia necessario enfatizzare una determinata sezione, riga, ecc. Nel contenuto della posta elettronica, evita l'uso di evidenziazioni e colori per il testo . In effetti , il colore del testo dell'email deve essere solo Nero, in quanto è il più leggibile.

4. Evitare errori di battitura, errori di grammatica e errori di punteggiatura

Anche se non tutti là fuori c'è una grammatica nazista, e non è criminale avere un errore o un errore non intenzionale nelle e-mail, l'uso scorretto della lingua, la struttura delle frasi ecc., Generalmente dà al / i destinatario / i un'impressione negativa. Quindi è estremamente importante controllare triplicamente la riga dell'oggetto, il corpo e tutti gli altri elementi testuali di posta elettronica per eventuali errori di grammatica e di punteggiatura involontari (e correggerli, se trovati), prima di premere il pulsante "Invia".

Inoltre, non dovresti mai usare più segni di punteggiatura (ad es. !!!) nelle tue e-mail. Lo stesso vale per le parole gergali (ad es. LMAO), le contrazioni popolari (ad es. Gotcha!) E le emoticon. Tutte queste cose sembrano molto immature e poco professionali, e sono meglio lasciate solo per i social network e le chat istantanee.

Suggerimento: prenditi sempre cura di come capitalizzi le parole, le frasi, ecc. Nelle tue e-mail. Un'e-mail (o qualsiasi altra cosa, per quella materia) non dovrebbe mai, mai essere composta in TUTTO MAIUSCOLO, poiché è considerata l'equivalente di Internet di gridare.

5. Assegna nomi descrittivi agli allegati

Più spesso che no, dobbiamo inviare / ricevere più file come allegati con le nostre e-mail. Mentre questo è abbastanza necessario, niente potrebbe essere peggio di ricevere una e-mail che è caricata con numerosi file con nome casuale (ad esempio 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) che non hanno alcun senso. Pertanto, ogni volta che si inviano allegati con un'e-mail, rinominarli con alcuni nomi di file descrittivi, in modo che il destinatario conosca immediatamente il loro contenuto, senza la necessità di aprirli. Ad esempio, se stai inviando il tuo curriculum a un potenziale datore di lavoro, dagli un nome come CurrentResume_JohnDoe . Semplice e facile.

Inoltre, se intendi inviare un numero elevato (ad es. 20) di allegati con un'e-mail, è meglio combinarli prima in un archivio Zipped . Per maggiore chiarezza, puoi menzionare separatamente i dettagli come il conteggio degli allegati, le dimensioni totali dell'archivio, ecc. Nel testo del corpo dell'e-mail.

6. Includere sempre una firma

Una firma è necessaria per chiudere o terminare correttamente il testo del corpo dell'e-mail . Ma soprattutto, presta anche una "autenticità" all'e-mail e al suo contenuto . Quindi tutte le tue e-mail dovrebbero avere la firma inclusa in esse. Basta creare e salvare una firma nelle impostazioni della posta elettronica, che verrà aggiunta automaticamente alla fine di ogni email che componi.

Parlando di "cosa" dovrebbe essere incluso nella firma, è qualcosa che dovresti decidere, poiché varia da persona a persona. Detto questo, come regola generale, puoi includere le informazioni di contatto (es. Numero ufficiale, e-mail secondaria), nonché i link ai tuoi profili social . In poche parole, una firma dovrebbe servire come scheda di contatto digitale. Ma non sovraccaricarlo con troppe informazioni non necessarie.

7. Riconoscere la ricezione di e-mail

L'e-mail di oggi è così avanzata che, una volta premuto il pulsante "Invia", puoi essere sicuro al 200% che raggiungerà la posta in arrivo del destinatario, un secondo o due dopo. Tuttavia, come con qualsiasi tecnologia, l' e-mail può (e occasionalmente lo fa) soffrire anche dei tempi di fermo . Quindi, una volta ricevuta un'e-mail (soprattutto se è importante), conferma la ricezione rispondendo al mittente con un piccolo messaggio.

Anche se non è possibile riconoscere tutte le email che ricevi, dovresti provare a farlo. Ancora più importante, dovresti riconoscere l' e-mail erroneamente inviata all'utente poiché il mittente potrebbe attendere una risposta dall'altra parte. Ciò renderà il mittente consapevole dell'errore, e salverà anche il destinatario effettivo del messaggio e-mail.

8. Usa i saluti appropriati

Quando parliamo con le persone faccia a faccia o anche al telefono, iniziamo sempre salutandoli. E la stessa regola vale anche per le e-mail, quindi le tue e-mail dovrebbero sempre avere saluti adeguati per il / i destinatario / i. A seconda di chi stai inviando una email, il saluto può essere formale (ad es. Caro Mr. Johnson, Professor Keller) o informale (Ciao Adam, Ciao Jenna) . Allo stesso modo, il finale (per esempio Saluti, Cordiali saluti) deve avere lo stesso tono di base del saluto iniziale, così come il messaggio generale.

Vale la pena notare che si dovrebbe astenersi dall'utilizzare messaggi di posta elettronica estremamente informali e di uso quotidiano (ad es. What's up?) . Va da sé che è considerato piuttosto poco professionale.

9. Non utilizzare Rispondi a tutte le volte

Ci sono momenti in cui ricevi un'email che viene inviata anche a diversi altri destinatari (ad esempio, un avviso importante in una società). Ma quando si risponde a tali messaggi, si utilizza in fretta l'opzione "Rispondi a tutti" . Questo non solo invia la risposta al mittente originale, ma a tutti gli altri che hanno ricevuto l'e-mail, indipendentemente dal fatto che la risposta sia destinata o meno a loro . Questo è un modo perfetto per intasare le caselle di posta dei destinatari.

Per questo motivo, fai attenzione quando rispondi alle e-mail con più destinatari e usa l'opzione "Rispondi" . Solo quando sei sicuro al 100% che la tua risposta è rivolta a tutti gli utenti nell'elenco dei destinatari, dovresti utilizzare l'opzione "Rispondi a tutti".

10. Utilizzare correttamente i campi Cc e Ccn

Insieme al campo "A", i campi " Cc " e " Ccn " sono qualcosa che chiunque abbia mai avuto una e-mail conosce. Ma anche dopo, la maggior parte della gente finisce per usarli in modo improprio. Ecco una panoramica su cosa sono e quando dovrebbero essere utilizzati :

• Cc: sta per copia in carbonio. Se ci sono alcuni destinatari a cui vuoi inviare un'email, ma non vuoi che sappiano che questa e-mail è "solo" pensata per loro, inserisci i loro indirizzi e-mail in questo campo. Ogni destinatario può vedere gli indirizzi email degli altri nel campo Cc.
• Ccn: abbreviazione di Blind Carbon Copy. Se ci sono più destinatari a cui vuoi inviare un'email, ma vuoi che si vedano come unici destinatari dell'email, inserisci i loro indirizzi email in questo campo. Ogni destinatario in un campo Ccn può vedere solo il proprio indirizzo email, e non gli altri. Questa opzione è più adatta per la privacy.

11. Rispondi alle e-mail in modo tempestivo

Dato il numero di email che riceviamo ogni giorno, è quasi impossibile rispondere a tutte loro immediatamente. Tuttavia, anche se un'e-mail è un po 'bassa sulla tua priorità, dovresti cercare di rispondere ad essa in modo tempestivo . Generalmente questo dovrebbe essere entro 24-48 ore dalla ricezione di una e-mail. E se non riuscirai a rispondere alle e-mail per un po 'di tempo (ad esempio a causa di un'interruzione), usa la funzione di risposta automatica o risponditore automatico, che la maggior parte dei servizi di posta elettronica ha.

12. Formattare correttamente le e-mail prima di inoltrarle

Non appena il pulsante "Inoltra" viene premuto su una e-mail, l'intero messaggio (comprese eventuali immagini, testo disallineato ecc. Potrebbe essere presente) è stranamente rientrato a destra e inserito in una e-mail vuota, in modo che tu possa entrare gli ID e-mail dei destinatari e inviarlo. Ciò non solo compromette la formattazione dell'email originale, ma introduce anche molti spazi bianchi e simboli extra (>) nel blocco di posta elettronica inoltrato, che a sua volta rende l'email quasi illeggibile.

Per ordinarlo, dovresti formattare correttamente l'email inoltrata, quando è incorporata in un'e-mail vuota . Ciò include la rimozione dello spazio bianco extra e la rimozione di caratteri extra, righe vuote e cose del genere.

Usa l'e-mail nel modo in cui è pensato per essere usato

Poiché è il principale mezzo di comunicazione nel mondo di oggi connesso a Internet, è estremamente importante che l'e-mail sia utilizzata in conformità con le regole appropriate, che includono tutto, da come saluti i destinatari, allo stile del carattere che scegli. E le etichette illustrate sopra aiutano a fare proprio questo, rendendo così l'esperienza di posta elettronica migliore e più produttiva. Quindi provali e facci sapere i tuoi preferiti nei commenti qui sotto.