10 suggerimenti e trucchi di Google Drive per aumentare la produttività

• 2019

Google Drive è uno dei servizi di cloud storage più utilizzati, in parte dovuto al fatto che è automaticamente integrato con tutti gli account Google. Il servizio offre alcune funzioni davvero interessanti, sia per lo storage di file, sia per la creazione di documenti, fogli di calcolo, diapositive e molto altro condivisibili, ospitati sul cloud. Mentre Google Drive è utilizzato da molte persone, non tutti potrebbero non conoscere tutte le straordinarie funzionalità offerte dal servizio cloud e la pletora di componenti aggiuntivi disponibili.

In questo articolo, illustrerò i trucchi di Google Drive più interessanti, come utilizzarli e come possono contribuire ad aumentare la produttività del servizio. Continua a leggere per esplorare tutti i fantastici trucchi di Google Drive:

1. Appunti web

Una delle fantastiche funzionalità offerte da Google Drive nelle sue app Web di Documenti e Fogli, sono gli appunti web. Gli appunti web sono in grado di memorizzare le cose che si copiano su di esso. Quindi, come è diverso dagli appunti nei nostri dispositivi? Bene, ci sono due differenze chiave tra gli appunti su un dispositivo (come un Mac) e gli appunti web offerti in Google Drive:

• Gli Appunti web sono in grado di contenere più elementi copiati, mentre gli appunti standard di un dispositivo di solito contengono sempre l'ultimo elemento copiato. Ciò significa che puoi utilizzare gli appunti web per copiare un numero elevato di elementi e quindi incollarli semplicemente dove vuoi (all'interno di Google Drive).

• Il Web Clipboard è anche in grado di copiare e incollare dati tra diversi fogli . Quindi puoi copiare del testo da un foglio e incollarlo in un foglio diverso. È assolutamente incredibile.

Tuttavia, copiare il testo usando i tasti di scelta rapida della tastiera come "Ctrl + C" non funziona . Per copiare il testo negli Appunti web, dovrai selezionare il testo, vai a Modifica -> Appunti web -> Copia selezione negli Appunti web .

2. Digitazione vocale

Quando crei un file di Google Documenti, puoi utilizzare il sistema di sintesi vocale di Google in testo per digitare utilizzando la tua voce. Funziona sorprendentemente bene, anche. Ancora meglio, lo strumento di riconoscimento vocale può anche comprendere comandi come "newline" e "periodo", e risponde a loro creando una nuova riga o inserendo un punto nel testo.

Purtroppo, questa funzione non funziona su Safari (perché Safari non supporta WebRTC), ma funziona sulla maggior parte dei principali browser, tra cui Google Chrome, Firefox, Edge, ecc. Per utilizzare la Digitazione vocale, devi semplicemente andare su Strumenti -> Digitazione vocale in un file di Google Documenti.

3. Aggiungi collegamenti a Documenti senza lasciare l'app Web

Dovendo cercare costantemente cose sul web, copiare i loro collegamenti e aggiungerli a un documento può diventare fastidioso e noioso. Google Drive risolve anche questo. Puoi semplicemente selezionare il testo su cui desideri creare un hyperlink e premere " Cmd + K " o " Ctrl + K ". Si aprirà una piccola finestra di dialogo appena sotto il testo selezionato, in cui è possibile cercare parole chiave e scegliere il collegamento appropriato, che verrà automaticamente visualizzato con collegamenti ipertestuali nel documento.

4. Pubblica file sul Web

Google Drive offre anche una funzione per pubblicare file, Fogli o Presentazioni di Documenti sul Web. Ciò aggira la necessità di condividere collegamenti con i documenti con le persone. Gli articoli pubblicati sul Web utilizzando Google Drive possono essere condivisi tramite un collegamento o possono essere incorporati in una pagina Web. La parte migliore dell'utilizzo della funzione "Pubblica sul Web" di Google Drive è che puoi configurarla per essere aggiornata ogni volta che apporti modifiche al file. Ciò significa che il contenuto pubblicato verrà automaticamente aggiornato ogni volta che effettui una modifica al file originale.

Per pubblicare un file sul Web, puoi semplicemente aprire il file in Google Documenti e andare su File -> Pubblica sul Web.

5. Visualizza le scorciatoie da tastiera di Google Drive

Se sei come me, preferisci usare la tastiera per navigare il più possibile intorno ai tuoi dispositivi. L'uso delle scorciatoie da tastiera non è solo più facile, ma finisce anche per risparmiare un sacco di tempo prezioso. Se non sei convinto, considera cosa è più semplice: copiare il testo usando "Ctrl + C" o facendo clic con il pulsante destro del mouse e selezionando "Copia"? Questo vale per quasi tutto ciò che facciamo sui nostri dispositivi e Google Drive non fa eccezione.

Se stai cercando di ampliare la tua conoscenza delle scorciatoie da tastiera che funzionano nell'app Web di Google Drive, puoi semplicemente premere "Ctrl + /" e ti verrà mostrata una scheda con tutte le diverse scorciatoie da tastiera disponibili in Google Drive.

6. OCR su immagini e PDF

Google Drive ha anche una funzionalità OCR piuttosto ordinata nascosta all'interno dell'app Web (e l'app Android, sfortunatamente non nell'app iOS). Questa funzione è in grado di riconoscere il testo all'interno delle immagini e dei PDF e creare un file Google Docs modificabile e ricercabile. Non è fantastico? La limitazione di questo metodo è che il testo dovrebbe essere scritto in modo preciso e preferibilmente dovrebbe essere in contrasto con il resto dell'immagine, oppure l'OCR potrebbe non essere in grado di riconoscere correttamente il testo.

Inoltre, l'OCR su Google Drive non mantiene la formattazione intatta quando converte il documento in un file di Google Documenti, ciò significa che qualsiasi testo formattato verrà riconosciuto come testo normale, senza alcuna formattazione.

Per utilizzare l'OCR su immagini o PDF, caricali semplicemente su Google Drive. Quindi, fai clic con il pulsante destro del mouse su di essi e seleziona " Apri in Google Documenti " e Google Drive convertirà l'immagine / il PDF in un file "solo testo" modificabile.

Ho testato le funzionalità OCR di Google Drive creando un campione JPEG composto da testo, tabella, testo formattato e testo nei caratteri calligrafici.

Questo non è in alcun modo il miglior riconoscimento che puoi ottenere su un OCR, ma funzionerà per i tuoi bisogni di base. Se hai bisogno di un software OCR in grado di riconoscere ed estrarre perfettamente testo, dati e formattazione dai tuoi documenti, puoi consultare il nostro articolo sul miglior software OCR.

7. Vedi i tuoi file ordinati per dimensione

Google Drive ordina i file e le cartelle caricati secondo la regola "Ultima modifica prima". Questo può essere utile in quanto garantisce che i file caricati più di recente siano presenti in alto, per un facile accesso. Tuttavia, se stai esaurendo lo spazio disponibile sul tuo account Google Drive, potresti voler ordinare i file in base alla loro dimensione, in modo da capire dove puoi risparmiare di più.

Anche se non esiste un modo per farlo, puoi comunque ottenere Google Drive per organizzare i file per dimensione, procedendo nel seguente modo:

• Nella home page di Google Drive, passa con il mouse sull'opzione " Aggiorna spazio di archiviazione " nella parte inferiore del riquadro di sinistra.

• Verrà visualizzata una finestra con la ripartizione del tuo utilizzo, fai clic su " Drive " e Google Drive ordinerà tutti i tuoi file per Dimensione.

8. Controlla la tua redazione per il plagio e gli errori grammaticali

Google Drive ha molti componenti aggiuntivi disponibili che possono aumentare notevolmente la produttività e l'efficacia dell'utilizzo di servizi Google come Google Documenti, Fogli ecc. Uno di questi add-on si chiama ProWritingAid ed è uno strumento in grado di controllare il tuo documento errori grammaticali, errori di ortografia e plagio, tra molte altre caratteristiche.

Lo strumento stesso viene pagato (inizia a $ 40 per un anno), ma offre una prova di 14 giorni, quindi puoi provarlo prima di spendere soldi su di esso.

9. Salva automaticamente e-mail e allegati su Google Drive

Un altro componente aggiuntivo di Fogli Google, chiamato Salva e-mail e allegati, fa esattamente ciò che il suo nome implica. È possibile definire regole basate su fattori quali l'ID e-mail del mittente, l'oggetto, la dimensione del messaggio, gli allegati, ecc. E il componente aggiuntivo verrà eseguito automaticamente ogni ora e sincronizzare le e -mail dall'account e -mail di Gmail in un foglio di calcolo . Salva anche una copia dell'email come PDF all'interno di Google Drive, insieme agli eventuali allegati nell'e-mail.

Il componente aggiuntivo può anche essere eseguito manualmente se necessario, andando in Addons-> Salva e-mail e allegati -> Gestisci regole -> Esegui manualmente

10. Aggiungi più righe e colonne a Fogli Google

Google Sheets è uno strumento abbastanza ben arrotondato e fornisce quasi tutte le funzionalità di foglio di calcolo di cui qualcuno potrebbe aver bisogno. Combina questo con la pletora di componenti aggiuntivi disponibili per Fogli Google e vedrai quanto incredibilmente potente può essere ottenuto. Tuttavia, l'unico inconveniente di Fogli Google è che non consente agli utenti di aggiungere più righe e colonne nel foglio. Permette solo di aggiungere righe e colonne uno alla volta, ma questo può diventare noioso se è necessario aggiungere più righe e / o colonne al foglio di calcolo. Per colmare questa lacuna palese in termini di funzionalità, è possibile utilizzare un componente aggiuntivo denominato "Aggiungi righe e colonne". Questa aggiunta consente di aggiungere più righe e colonne in Fogli Google con facilità.

Diventa un Google Drive Ninja!

Ora che conosci questi trucchi e la funzionalità che aumenta i componenti aggiuntivi per vari servizi di Drive come Documenti, Fogli ecc., Puoi incorporarli nel tuo flusso di lavoro giornaliero per diventare più produttivo ed efficiente mentre usi il servizio cloud di Google. Google Drive ha molte funzionalità aggiuntive che possono essere sbloccate utilizzando componenti aggiuntivi e app di Chrome che funzionano con esso. Esistono numerosi altri componenti aggiuntivi e app che dovresti controllare dal Chrome Webstore e da Google Documenti, Fogli e Presentazioni.

Se sei a conoscenza di un componente aggiuntivo di Google Drive, un trucco o un'app di Chrome che ritieni possa mancare in questo articolo, non esitare a comunicarcelo. Vorremmo anche conoscere i modi in cui utilizzi Google Drive per essere più produttivo, sia personalmente che al lavoro. Condividi le tue esperienze con Google Drive e pensa di usarlo nella sezione commenti qui sotto.